Wochenreport automatisieren

Der Wochenreport ist die perfekte erste Automatisierung: Er ist wiederkehrend, folgt einer festen Struktur, und niemand schreibt ihn gern. Genau die Kombination, bei der sich der Aufwand nach zwei Wochen bezahlt macht.

Was am Ende läuft

Du wirfst Rohmaterial hinein – Stichpunkte, Ticket-Titel, ein paar Zahlen – und bekommst einen fertigen Report in immer derselben Gliederung, im Ton deines Hauses. Kein Prompt-Basteln mehr, kein „schreib es nochmal, aber kürzer”.

Schritt 1 – Ein Project als Gedächtnis

Lege ein Project an und lade hinein, was der Report jede Woche voraussetzt: die letzten drei Reports als Muster, eine Liste eurer Kennzahlen mit Definition, das Organigramm oder die Teamstruktur.

Der Punkt ist nicht die Menge, sondern die Wiederholung: Alles, was du sonst in jedem Prompt erklären müsstest, steht hier einmal.

Schritt 2 – Die Custom Instruction für den Ton

Hier gehört hinein, was nicht im Text steht, aber jeder Leser erwartet: Wie direkt darf die Sprache sein? Werden Probleme benannt oder umschrieben? Wie lang darf ein Abschnitt sein?

Schreibe Reports sachlich und ohne Ausschmückung. Probleme werden
benannt, nicht relativiert. Jeder Abschnitt hat höchstens fünf Sätze.
Wenn eine Zahl fehlt, schreibe "keine Daten" statt einer Schätzung.

Der letzte Satz ist der wichtigste. Ohne ihn füllt das Modell Lücken mit Plausiblem – und genau das fällt im Report als Erstes auf.

Schritt 3 – Als Skill festschreiben

Jetzt wird aus dem Ablauf ein Werkzeug. Der Skill hält die Struktur fest:

Erzeuge aus dem gelieferten Rohmaterial einen Wochenreport mit den
Abschnitten: Stand, Fortschritt, Risiken, Nächste Woche.

Regeln:
- Jeder Punkt unter "Risiken" braucht einen Verantwortlichen
- "Fortschritt" nennt nur Abgeschlossenes, nicht Begonnenes
- Fehlt eine Information, schreibe "offen" – nicht raten

Schritt 4 – Zwei Wochen mitlaufen lassen

Der erste Report wird nicht perfekt. Wichtig ist, was du beim Korrigieren lernst: Jede Korrektur, die du zweimal machst, gehört in den Skill. Nach zwei Wochen ist er stabil.

Woran es meistens scheitert

• Zu viel im Project. Fünfzig Dokumente machen den Kontext nicht besser, sondern unschärfer. Drei gute Muster schlagen dreißig mittelmäßige.
• Struktur nicht hart genug. „Schreibe einen Report” liefert jede Woche etwas anderes. Die Abschnitte müssen benannt sein.
• Korrekturen nicht zurückspielen. Wer jede Woche dieselbe Sache von Hand nachbessert, hat den Skill nicht fertiggebaut.