Vertrieb, Marketing, Finanzen, HR-Light – alles selbst, weniger Zeit, mehr Verantwortung. Claude als Universal-Sparringspartner.
Warum Claude für deine Rolle?
Einordnung
Im KMU machst du alles selbst – oder mit zwei, drei Leuten. Angebot schreiben, Mitarbeitendengespräch vorbereiten, Marketing-Post entwerfen, Jahresgespräch mit der Bank, Lieferantenvertrag prüfen, neue Wettbewerber recherchieren. Alles in der gleichen Woche, oft am gleichen Tag.
Dieser Track ist für die, die keinen Spezialisten haben – also für viele Solo-Selbstständige und KMU-Geschäftsführer. Du brauchst Claude als Universal-Sparringspartner, der in jedem Fachgebiet auf 70% kommt: gut genug für Routine, klar genug, um Spezialisten gezielt einzubeziehen.
Der Lernweg setzt auf Projects pro Themenbereich (Vertrieb, Marketing, Finanzen, Personal) statt einer Riesen-Wissensbasis. Jedes Project bleibt fokussiert, jeder Kontext ist sauber. Plus: Skills für die 5 Aufgaben, die du jede Woche machst.
HINWEIS
Vertrauliche Geschäfts-, Kunden- und Personaldaten gehören nicht in den Standard-Chat. Rechtlich oder steuerlich relevante Entwürfe (Verträge, Angebote, Kündigungen) vor Verwendung fachlich prüfen lassen.
Top-5-Skills, die sich pro Woche amortisieren: Angebot, Mahnung, LinkedIn-Post, Mitarbeitenden-Update, Lieferantenanfrage. Einmal bauen, hundertfach nutzen. Skills gibt es in claude.ai/Projects ebenso wie in Claude Code; der Guide zeigt den dateibasierten Code-Weg.
Wiederverwendbare Agent Skills, die Claude bei passenden Aufgaben automatisch lädt – als SKILL.md mit YAML-Frontmatter.
Die wirkungsvollste Investition: 1 Stunde Prompt-Engineering-Lernen spart 5 Stunden pro Woche bei Routineaufgaben.
Bessere Fragen stellen, bessere Ergebnisse bekommen – fünf Techniken, die sofort wirken.
Was du damit machst
Konkrete Anwendungen
Angebot aus Anfrage in 10 Minuten
chat
Project mit Standardangeboten + Preisliste + Tonalität. Anfrage einkippen, Claude erzeugt strukturiertes Angebot mit Leistungsbeschreibung, Preis, Konditionen, Nächste-Schritte. Du redigierst, sendest.
Lieferanten- oder Kundenvertrag prüfen
chat
Opus mit Pattern „Identifiziere abweichende Klauseln vom üblichen Standard, markiere Risiken hoch/mittel/niedrig, schlage Verhandlungspunkte vor". Vor dem Anwalts-Termin schon die Hausaufgaben gemacht.
Marketing-Post-Serie für die Woche
chat
Eine Wochen-Idee → 5 LinkedIn-Posts oder Newsletter-Bausteine in deinem Ton. Strukturiert nach Hook/Story/CTA. Direkt nutzbar oder mit kleinen Edits perfekt.
Mitarbeitenden-Update vor Quartalsmeeting
chat
Stichpunkte aus dem Quartal → strukturiertes Update für Team-All-Hands. Mit Successes, offenen Themen, Was-kommt-jetzt, persönlichem Dank. Spart Stunden Schreibarbeit.
Strategie-Sparring „Devil's Advocate"
chat
Geplante Entscheidung erklären → Claude argumentiert gegen. „Welche 5 Annahmen halten nicht? Was übersiehst du? Was würde der schärfste Skeptiker einwenden?" – Schwachstellen vor der Investition entdecken.
Stellenausschreibung und Screening-Kriterien
chat
Stelle beschreiben, Anforderungen stichpunktartig nennen → Claude formuliert eine klare, authentische Stellenausschreibung im Unternehmenstonfall plus einen strukturierten Kriterienkatalog für das Bewerbungs-Screening. So geht die erste Vorauswahl schneller und nach einheitlichen Maßstäben – auch wenn du dabei keine HR-Abteilung im Rücken hast.
Spezialisierte Lernfäden
Mini-Workflows für konkrete Aufgaben
01
Angebots-Workflow standardisieren
Pro Woche 5-10 Angebote zu schreiben – alle ähnlich, aber jedes anders. Du willst von 30 Min pro Angebot auf 8 Min, ohne Qualität zu verlieren.
1
Project „Vertrieb" mit Standards
Project mit Standard-Leistungsbeschreibungen, Preisliste, AGB-Hinweisen, Beispiel-Angeboten. Eine Quelle für alle Folge-Anfragen.
Du prüfst Preis, Konditionen, kundenspezifische Anpassung – 5 Min. Senden. Folge-Mails (Erinnerung, Nachverhandlung) ebenfalls als Skill.
02
Wettbewerbsanalyse in einer Stunde
Du brauchst Klarheit zu einem neuen Wettbewerber – Preisstruktur, Positionierung, Schwachstellen. Sonst Stunden mit Webseite, LinkedIn, Reviews scrollen.
1
Datenraum sammeln
Wettbewerber-Webseite-Texte, LinkedIn-Posts, öffentliche Preislisten, Bewertungen kopieren → in ein temporäres Project laden.
2
Strukturierte Analyse
„Auf Basis dieser Quellen: 1) Kerngeschäft 2) Positionierung 3) Pricing-Logik 4) Stärken aus Kundensicht 5) Erkennbare Schwächen 6) Wo wir uns differenzieren können."
3
Devil's Advocate-Pass
„Wenn ein Kunde zwischen uns und Wettbewerber X wählen muss: warum würde er Wettbewerber X wählen? Welche 3 Argumente sind die stärksten?"
Auf Basis der Analyse: Reagieren wir? Preis anpassen? Positionierung schärfen? Claude hilft beim Verstehen, nicht beim Entscheiden.
03
Neue Stelle besetzen – von der Ausschreibung zum Erstgespräch
Du musst eine Stelle besetzen, hast aber keine HR-Abteilung. Du brauchst Ausschreibung, Screening-Kriterien und eine Vorbereitung fürs Erstgespräch – ohne Wochen dafür zu verbrauchen.
1
Stellenprofil im Project anlegen
Project „Personal" mit Unternehmensbeschreibung, bestehenden Stellen, Tonalität und typischem Mitarbeiterprofil. Einmal aufgebaut, liefert es den Kontext für jede künftige Stellenausschreibung.
Stichpunkte zur Stelle, Aufgaben und Anforderungen eingeben. Claude formuliert eine authentische Stellenanzeige im Unternehmenstonfall plus einen strukturierten Kriterienkatalog (Muss/Soll/Kann) für das Screening. Du prüfst und passt an.
Anonymisierte Bewerbungs-Kernaussagen (Motivation, Erfahrung, Gehaltsvorstellung) als Text-Dump eingeben. Claude ordnet sie nach den Kriterien, du triffst die Shortlist-Entscheidung.
Claude erzeugt einen Gesprächsleitfaden mit 5-8 rollenspezifischen Fragen, typischen Gegenargumenten bei Gehaltsverhandlungen und einem kurzen Bewertungsraster für nach dem Gespräch. Die finale Entscheidung liegt selbstverständlich bei dir.
Tipps & Tricks
Rollenspezifische Power-Hebel
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Vier Projects, nicht eines
Vertrieb / Marketing / Finanzen / Personal je in eigenem Project. Trennt Kontext sauber, verhindert Cross-Vermischung („Claude antwortet im Marketing-Project plötzlich finanztechnisch").
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Skill statt langer Prompt
Wenn du eine Aufgabe (Mahnung, Lieferanten-Anfrage, Mitarbeiter-Update) wöchentlich machst: 20 Min Skill-Bau. Spart pro Woche 1-2 Stunden danach.
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Sonnet als Default – Opus selektiv
Tagesarbeit: Sonnet 5.5 reicht. Opus 5.5 nur für: Vertragsprüfung, Strategie-Entscheidungen, schwierige Mitarbeiterkommunikation. Sonst zahlst du Premium ohne Mehrwert.
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Computer Use nur mit Sicherheits-Hygiene
Wenn du Computer Use für lokale Tools nutzt: Banking, Password-Manager, Steuersoftware MÜSSEN auf der App-Blocklist. Niemals mit offenen sensiblen Tabs starten.
Prompt-Packs
Copy & Paste – sofort einsetzbar
Chefsache – sofort einsetzbar
Diese Prompts liefern dir einsatzbereite Entwürfe für typische GF-Aufgaben. Wichtig: Keine sensiblen Geschäftszahlen, Kundennamen oder Personaldaten in den Standard-Chat eingeben – anonymisiert arbeiten oder ein Projects-Setup mit klaren Zugriffsregeln nutzen. Rechtlich oder steuerlich relevante Entwürfe (Verträge, Angebote, Stellenausschreibungen) immer durch einen Fachmann gegenlesen lassen, bevor du sie verbindlich verwendest.
Angebot / Kostenvoranschlag-Entwurf
Erstelle einen professionellen Angebotsentwurf auf Basis der folgenden Kundenanfrage. Gliederung: (1) Kurze Einleitung (1-2 Sätze Bezug auf die Anfrage), (2) Leistungsbeschreibung — was wir liefern, klar und präzise ohne Fachjargon, (3) Preis und Zahlungskonditionen gemäß unserer Preisliste, (4) Lieferbedingungen und Zeitplan, (5) Nächster Schritt (was der Kunde als nächstes tun soll). Ton: verbindlich, unkompliziert, auf Augenhöhe. Die Kundenanfrage: [ANFRAGE HIER EINFÜGEN] Unsere Standardkonditionen: [PREISLISTE / KONDITIONEN HIER EINFÜGEN]
Vor dem Versand Preis, Konditionen und Liefertermin manuell gegenchecken – Claude übernimmt, was du eingibst, und erkennt Rechenfehler in deinen Zahlen nicht.
Lieferanten-Vergleich mit Entscheidungsmatrix
Ich vergleiche mehrere Lieferanten oder Angebote für [PRODUKT / DIENSTLEISTUNG]. Erstelle eine strukturierte Entscheidungsmatrix. Kriterien: Preis (Gewichtung 30 %), Lieferzeit (20 %), Qualitäts-Eindruck / Referenzen (20 %), Vertragsbedingungen und Flexibilität (20 %), Support und Erreichbarkeit (10 %). Pro Anbieter: Stärken in 1 Satz, Schwächen in 1 Satz, Gesamt-Empfehlung. Schließe mit einer begründeten Top-Empfehlung ab. Angebote und Infos zu den Anbietern: [ANBIETER A, B, C MIT DETAILS HIER EINFÜGEN]
Die Gewichtung der Kriterien kannst du vor dem Einfügen anpassen – so spiegelt die Matrix deine eigenen Prioritäten, nicht einen generischen Standard.
Stellenausschreibung formulieren
Schreibe eine authentische, klare Stellenausschreibung für die folgende Stelle in unserem Unternehmen. Struktur: (1) Kurzes Unternehmens-Intro (2-3 Sätze, wer wir sind und warum wir wachsen), (2) Was dich erwartet — Aufgaben in 5-7 Bullet-Points, konkret und ehrlich, (3) Was du mitbringst — Muss-Kriterien und Soll-Kriterien getrennt (max. 5+3), (4) Was wir bieten — ehrlich, kein Hochglanz-Bullshit, (5) Wie du dich bewirbst — kurzer Aufruf mit Kontakt und gewünschten Unterlagen. Ton: direkt, menschlich, ohne HR-Phrasen. Stelle und Rahmenbedingungen: [STELLE, AUFGABEN UND ANFORDERUNGEN HIER EINFÜGEN]
Stellenausschreibungen sind rechtlich relevant (AGG) – den Entwurf vor Veröffentlichung auf diskriminierende Formulierungen und AGG-Konformität prüfen lassen.
Prozess-SOP aus Stichpunkten
Ich beschreibe unten einen Ablauf in groben Stichpunkten. Strukturiere daraus eine knappe, verständliche SOP (Standard Operating Procedure), die ein neuer Mitarbeitender ohne Vorkenntnisse befolgen kann. Format: (1) Kurze Beschreibung des Zwecks (1 Satz), (2) Wer ist verantwortlich, (3) Schritt-für-Schritt-Anleitung (nummeriert, jeder Schritt max. 2 Sätze), (4) Was bei Fehlern oder Ausnahmen zu tun ist (2-3 typische Fälle), (5) Verweis auf benötigte Werkzeuge, Systeme oder Dokumente. Ton: einfach, klar, kein Fachjargon ohne Erklärung. Die Stichpunkte: [ABLAUF-STICHPUNKTE HIER EINFÜGEN]
SOPs aus Stichpunkten sind immer ein Entwurf – der Fachexperte im Team muss den Output auf Richtigkeit und Vollständigkeit prüfen, bevor die SOP produktiv genutzt wird.
Reklamations-Antwort professionell
Schreibe eine professionelle, sachliche Antwort auf die folgende Kundenreklamation. Struktur: (1) Einleitung — die Beschwerde ernst nehmen, ohne sofort Schuld einzugestehen, (2) Sachliche Einordnung — was ist nach unserem Stand passiert?, (3) Konkrete nächste Schritte — was tun wir und bis wann?, (4) Abschluss — Vertrauen stärken, ohne leere Versprechen. Ton: ruhig, verbindlich, lösungsorientiert. Keine Schuldzuweisungen an den Kunden, kein Defensiv-Reflex. Die Reklamation lautet: [REKLAMATIONSTEXT HIER EINFÜGEN] Unser Stand der Dinge: [EIGENE EINSCHÄTZUNG HIER EINFÜGEN]
Bevor du die Antwort sendest: prüfe, ob die beschriebenen nächsten Schritte tatsächlich umsetzbar und intern abgestimmt sind – eine Zusage, die nicht gehalten wird, verschlimmert die Situation.
Häufige Fehler
Was du in dieser Rolle vermeiden solltest
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Alles in einem Project
Ein „tbai-Allgemein"-Project mit Vertrieb + Marketing + Finanzen wird zur Wundertüte. Claude vermischt Kontexte, Antworten werden generisch. Trennen lohnt sich.
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Keine Custom Instruction = keine Konsistenz
Jeder Prompt erzeugt einen leicht anderen Ton. Wenn die 5. Kundenmail ganz anders klingt als die 4., merkt der Kunde das. Custom Instructions sind nicht optional.
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Computer Use für Finanz-Tasks
Anthropic warnt explizit davor. Banking, Buchhaltung, Steuersoftware bleiben manuell. Computer Use ist für unkritische lokale Routine-Tasks – nicht für Geld-Bewegungen.
